〇〇からのメールを〇〇フォルダに自動で移動する方法


 

メールの内容によって、特定のフォルダに自動で仕訳(しわけ)する方法をご紹介!

(今日クライアントさんに聞かれたので、ブログにも載せておきます)

メールを仕訳すると、ある特定の人からのメールをその人専用フォルダに収納することができるので、見逃さないし、あとでまとめて読み返すことができます。

 

逆に、あまり重要じゃないメール(例えば、いつか役に立つかと思って登録したメールマガジンなど)を別フォルダに隔離してしまうことも可能。

毎日たくさんのメールが来て「もうメールを開くのもイヤだ!」なんて人は必見です。

 

■ 〇〇からのメールは〇〇フォルダに移動!

ではさっそく、どんなメールをどのフォルダに移動させるか設定します。

なお、内容・画面は「Microsoft Outlook 2003」のものです。

それ以外の「2007」や「2010」、あるいは「Outlook Express」などをお使いの場合は用語や画面が違うと思いますので、参考程度に読まれるか、直接アットブリッジにおたずねください。

 

・メールの画面の「ツール」→「仕訳ルールと通知」をクリック

・「新しい仕訳ルール」をクリック

ここからは、いろんな条件を決めて「次へ」の繰り返しです。

ここでは試しに、楽天からの うざい 頻繁に届くメールを、「あとで読む」フォルダを作ってそこに格納する、という設定に挑戦します。

 

・「件名に特定の文字が含まれる場合」を選択

・「特定の文字」をクリックし、「楽天」と入力→「追加」して「OK」→「次へ」

・「指定フォルダへ移動する」を選択

・「指定」の文字をクリックし、「新規作成」で「あとで読む」フォルダを作って「OK」→「次へ」

(まぁ「あとで読む」って言いながらきっと読まないんでしょうけどね…)

ただしこれだと、楽天でネットショッピングした時の注文メールも「あとで読む」フォルダに入ってしまうので、例外を設定しましょう。

・「本文に特定の文字が含まれる場合を除く」を選択

・「特定の文字」をクリックし、「注文」と入力→「追加」して「OK」→「次へ」→「完了」

・最後に「OK」をクリックしておしまい

これで、

楽天から届いたメールは「あとで読む」フォルダに自動で移動するけど、買い物した時に来る注文メールは移動しない

ということになります。めでたしめでたし。

条件がいろいろ設定できるので、これを応用すればお好みの「仕訳」ができます。お試しあれ!

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